Организуем работу с кадровой документацией так, чтобы избежать \»трудовых\» штрафов.
Проверки государственных инспекций труда (в народе — трудинспекции) могут стать настоящей неожиданностью для организации. Ведь инспекторы даже не обязаны оповещать о проверке (Пункт 17 ст. 10 Закона от 26.12.2008 г. №294-ФЗ; ст. 360 ТК РФ; ст. 12 Конвенции МОТ №81 \»Об инспекции труда в промышленности и торговле\» (принята в г. Женеве 11.07.1947, ратифицирована Законом от 11.04.1998 г. №58-ФЗ)). А вот последствия вполне предсказуемы — штраф как на организацию, так и на ее руководителя.
Есть нарушения очевидные, и совершенно ясно, что за них накажут, например невыплата зарплаты, отсутствие графиков отпусков (Статьи 123, 136 ТК РФ). Но есть и масса \»бумажно-оформительских\» нарушений, которые работодатели допускают либо по незнанию, либо из-за их кажущейся малозначительности. Однако трудинспектор их непременно заметит. В нашей статье мы расскажем, на что нужно обратить повышенное внимание, чтобы свести на нет возможные претензии.
ЧТО БУДЕТ ОРГАНИЗАЦИИ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРУДОВОГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
Несовершенная формулировка ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающая ответственность \»за нарушение законодательства о труде и об охране труда\», дает возможность широко трактовать, что может считаться этим самым нарушением (Решение Нижегородского облсуда от 28.06.2011 г. по делу №7-444/11). И, как показывает жизнь, поводом для штрафа может стать даже незначительный \»трудовой\» проступок, который инспектор сможет выявить во время проверки:
— (или) просматривая любую документацию компании, хоть как-то относящуюся к кадрам: локальные нормативные акты, трудовые договоры, должностные инструкции, график отпусков, кадровые приказы и распоряжения, трудовые книжки. Например, могут запросить даже путевой лист водителя, чтобы сопоставить сведения об отъезде-приезде с табелем учета рабочего времени. Так, часто выявляется, что водитель в дороге был дольше, чем указано в табеле, и зарплата в итоге занижена;
— (или) осматривая территорию организации (офис, цех);
— (или) опрашивая работников организации.
Сумма штрафа не зависит ни от тяжести нарушений, ни от их количества. Правда, судебная практика пошла по пути назначения одного штрафа за несколько проступков, а не за каждый в отдельности (Пункт 2.1 Информационного бюллетеня судебной практики по административным делам Архангельского облсуда за I квартал 2008 г).
За нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены (Статья 5.27 КоАП РФ):
— (или) штраф для организации — от 30 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя (предпринимателя) — от 1000 до 5000 руб.;
— (или) административное приостановление деятельности работодателя на срок до 90 суток при возникновении угрозы жизни и здоровью людей (Статья 3.12 КоАП РФ);
— (или) дисквалификация на 1-3 года для руководителей, ранее оштрафованных за аналогичное правонарушение.
Трудинспекция вправе самостоятельно назначать штрафы в течение 2 месяцев со дня (Части 1, 2 ст. 4.5, ст. 23.12 КоАП РФ):
— (или) совершения нарушения, если оно не длящееся — то есть когда работодатель не сделал что-то к определенному сроку (например, уволившемуся работнику не выдали трудовую книжку в последний день работы (Статья 80 ТК РФ));
— (или) обнаружения длящегося нарушения (например, работодатель в одностороннем порядке изменил условия трудового договора (Статья 72 ТК РФ)).
Примечание
Дисквалификация руководителя организации и административное приостановление ее деятельности назначаются судьей (Статьи 3.12, 23.1 КоАП РФ). Последнее наказание применяется в случае возникновения угрозы жизни и здоровью людей — такие нарушения мы в статье не рассматриваем.
Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?
ПРОВЕРЯЕМ СВОЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
Просмотрите кадровые бумаги. У вас в организации обязательно должны быть в наличии следующие документы и бланки.
Набор локальных нормативных актов
В него входят: положения об охране персональных данных работников, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда. В произвольной форме можно подготовить, к примеру, ведомость к каждому акту, в которой работники будут расписываться в том, что они ознакомлены с содержанием документа (Статья 22, ч. 3 ст. 68, ст. ст. 87, 135, 212 ТК РФ).
Расчетный листок
Его форму вы должны самостоятельно разработать и утвердить. Он извещает о составных частях заработной платы и удержаниях из нее (Статья 136 ТК РФ). Если заработная плата перечисляется на банковские карты, порядок выдачи работникам расчетного листка определите в локальном акте (Письмо Роструда от 18.03.2010 г. №739-6-1.). Напомним, что расчетный листок надо выдавать с одной из частей зарплаты (Статья 136 ТК РФ).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведут кадровики, если есть такой отдел, приходно-расходную книгу — как правило, бухгалтерия. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью либо опломбированы. Приобретите для этого отдельную металлическую печать и сургуч или пломбир (Пункт 41 Правил).
Личные карточки работников
У них есть унифицированная форма №Т-2. Личную карточку вы должны будете давать работнику для росписи в ней не только при приеме на работу, но и при каждой новой записи в его трудовой книжке (например, в связи со сменой должности или повышением квалификации). Поэтому имейте в виду, что личные карточки ведутся на бумаге (Пункт 12 Правил).
Оформленные трудовые договоры
Они должны содержать обязательные сведения, предусмотренные Трудовым кодексом, в частности (Статья 57 ТК РФ):
— документ, который наделяет представителя компании правом подписывать договор (устав компании — директора, доверенность — начальника отдела кадров или любое другое лицо) (Решение Рязанского облсуда от 10.06.2010 г. б/н);
— место заключения договора;
— место работы — тот населенный пункт, в котором будет трудиться сотрудник (Определение Мосгорсуда от 20.09.2011 г. по делу №33-29887);
— размер оклада или расценки за сдельную работу в рублях. В иностранной валюте зарплату указывать нельзя (Письмо Роструда от 11.03.2009 №1145-ТЗ). Кроме того, не подойдет и ссылка на штатное расписание или локальный нормативный акт об оплате труда без указания конкретного размера зарплаты (Решение Пермского краевого суда от 06.07.2009 г. по делу №АДМ7-300-09);
— ИНН работодателя (Решение Новосибирского облсуда от 25.01.2011 г. №7-12-2011);
— причины, по которым заключен срочный, а не бессрочный трудовой договор (например, на время отсутствия постоянного сотрудника договор заключен со студентами-очниками или совместителями (Статья 59 ТК РФ; Решение Ленинградского облсуда от 22.03.2011 г. № 7-104/2011));
— условие о том, что работник подлежит обязательному социальному страхованию (Решение Ленинградского облсуда от 22.03.2011 г. №7-104/2011). Его можно сформулировать так: \»Работодатель является страхователем Работника по обязательному социальному страхованию в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами\».
Обратите внимание!
Размер выплачиваемой за отработанный месяц зарплаты не может быть ниже федерального МРОТ — 4611 рублей. (Статья 133 ТК РФ; ст. 1 Закона от 01.06.2011 г. №106-ФЗ). Если в вашем регионе заключено и опубликовано соглашение о региональном МРОТ, который выше федерального, то выплата зарплаты ниже регионального МРОТ будет нарушением (Статья 133.1 ТК РФ).
Совет
Заранее заготовьте шаблон трудового договора, вписав в него все установленные ст. 57 ТК РФ обязательные сведения. И не забудьте предусмотреть в нем строчку для подписи работника о получении им своего экземпляра документа (Статья 67 ТК РФ).
Табель учета времени, отработанного сотрудниками
Время, отработанное сотрудниками, обязательно должно учитываться по унифицированным формам №Т-12 или №Т-13 (Статья 91 ТК РФ). Именно эти заполненные формы поступают к бухгалтеру как первичные учетные документы для целей бухгалтерского и налогового учета, на основании которых он будет считать зарплату, отражать ее в расходах, заполнять расчетные листки для работников.
График отпусков
Он утверждается за две недели до начала года, на который запланированы отпуска, по унифицированной форме №Т-7 (Статья 123 ТК РФ).
Совет
В локальном нормативном акте пропишите, что даты отпуска могут переноситься по соглашению сторон. Без такой оговорки ваши даже письменные договоренности с работником об изменении периодов его отпусков инспектор может посчитать нарушением (Статья 124 ТК РФ).
Помните, что без письменного согласия работника вы не сможете изменить дату начала его отпуска (например, попросить его позже уйти в отпуск), так же, как и дату окончания. Если вам нужно, чтобы работник раньше вышел из отпуска, попросите у него письменное заявление, в котором он дает согласие на отзыв и определяет, когда готов использовать оставшиеся дни отпуска. Потом издайте приказ об отзыве из отпуска с указанием таких дней, приложите к нему заявление о согласии на отзыв из отпуска (Статья 125 ТК РФ; п. 37 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 г. №2).
СОБЛЮДАЕМ ПРОЦЕДУРЫ
Прием на работу новых сотрудников
Оформите трудовой договор в письменной форме:
— (или) до того, как сотрудник приступил к работе;
— (или) в максимально короткий срок после допущения его к работе — желательно не позднее 3-х рабочих дней со дня, когда человек приступил к работе (Статья 67 ТК РФ).
Проследите за тем, чтобы работник расписался на вашем экземпляре два раза: в знак согласия с условиями договора и подтверждения того, что он получил на руки свой экземпляр документа.
Затем ознакомьте работника под роспись с приказом о его приеме на работу (Статья 68 ТК РФ). Документ имеет унифицированную форму №Т-1. Не забудьте продублировать в приказе условие об испытательном сроке, если в трудовых договорах с работниками оно есть. Забывчивость в этом вопросе инспекторы рассматривают как нарушение (Решение Воронежского облсуда от 03.02.2009 г. по делу №77-9АП).
Заведите личную карточку на нового работника, внесите в нее сведения о нем, его должности, квалификации и дайте ее работнику, чтобы он в ней расписался, внесите запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Ознакомьте сотрудника под роспись с локальными нормативными актами (Статья 68 ТК РФ). Такая подпись может ставиться в отдельной строчке в трудовом договоре, в специальном журнале, в отдельной ведомости к каждому акту, в любом другом документе, который вы сами изобретете для сбора таких подписей.
Увольнение работника
В этом случае вы должны:
— оформить приказ об увольнении, ознакомить с ним под роспись работника. Имейте в виду, что приказ об увольнении надо издать и тогда, когда работник увольняется по собственному желанию, сообщив об этом за 2 недели. Автоматически трудовой договор действовать не перестанет (Часть 6 ст. 80 ТК РФ; Определение Мосгорсуда от 26.07.2011 г. по делу №4г/2-6447/11);
— заполнить записку-расчет по унифицированной форме №Т-61, в которой следует отразить зарплату за время, отработанное ко дню увольнения, и компенсацию за неиспользованный отпуск;
— отдать работнику трудовую книжку в день увольнения.
Совет
Если работник за трудовой книжкой не является даже после вашего письменного уведомления о необходимости ее забрать, составьте акт о том, что выдать книжку в день увольнения невозможно, и отправьте ее сотруднику по почте письмом с описью вложения (Определение ВС Республики Карелия от 18.10.2011 г. по делу №33-3072/2011). Так, в случае претензии к вам со стороны уволенного вы сможете подтвердить, что не удерживаете трудовую книжку (Статья 84.1 ТК РФ).
По письменному запросу увольняющегося работника вы должны выдать ему копии кадровых документов, связанных с работой, в частности (Статья 84.1 ТК РФ):
— приказов о приеме на работу и об увольнении;
— приказов о поощрениях.
Также вы должны выдать ему справку о сумме зарплаты за текущий год и 2 предшествующих года, которая понадобится ему для назначения пособия по болезни у нового работодателя (Утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 г. №4н).
ВЫПЛАТЫ, УВЕДОМЛЕНИЯ И ПРОЧЕЕ
Выплачивайте зарплату не реже двух раз в месяц и отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Конкретные даты выплаты зарплаты установите в трудовых договорах или в отдельном локальном нормативном акте (Статья 135 ТК РФ).
Помните, что вы обязаны письменно уведомлять сотрудников:
— (или) за 2 месяца — о будущем расторжении трудового договора при сокращении штатов, о любых изменениях положений трудовых договоров (расширении трудовых функций, сокращении рабочего времени, уменьшении оклада и др.). Оформить изменения надо будет дополнительным соглашением к трудовому договору, которое подписывают и работник, и работодатель;
— (или) за 3 дня до увольнения — о расторжении срочного трудового договора.
Напоминаем руководителю
К работнику нельзя применить два взыскания за один и тот же проступок. К примеру, его нельзя уволить за прогул, за который ему уже делали выговор.
Оформляйте в письменном виде согласие работника на сверхурочную работу или работу в выходные. При получении согласия попросите его указать сразу, как компенсировать его труд \»вне графика\» — деньгами или отгулом (например, днем отдыха за работу в выходной (Статья 153 ТК РФ)).
Не забудьте, что вы должны проводить не реже чем каждые 5 лет аттестацию рабочих мест по условиям труда, а также заботиться о состоянии спецодежды — стирать, сушить, ремонтировать (Статьи 212, 221 ТК РФ; п. 8 Приказа Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 №342н).
Соблюдайте процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности и наложения взысканий. Следите за тем, чтобы ваш работник не был уволен, допустим, за прогул, за который ему уже делали выговор. Вас тогда смогут оштрафовать за применение двух взысканий за один проступок. Кроме того, например, при прогуле у работника надо сначала запросить письменные объяснения, если он их не даст — составить акт и только потом выносить решение о взыскании. Если такой цепочки документации инспектор при проверке не обнаружит, вас оштрафуют, а работник сможет восстановиться на работе (Решение Новосибирского облсуда от 25.01.2011 г. №7-12-2011).
***
Как видим, кадровых документов и процедур действительно немало. И даже узнав о проверке трудинспекции заранее, вы физически не успеете \»подлатать дыры\», наспех устраняя нарушения. Поэтому лучше все соблюдать, заполнять и подписывать пошагово, на каждом этапе, не откладывая на потом.
Кроме того, старайтесь сохранять лояльные отношения с работниками, чтобы по возможности исключить внеплановые проверки трудинспекции по жалобам сотрудников как нынешних, так в особенности и бывших. Ведь до плановой проверки раз в 3 года у инспекторов могут и не дойти руки, а вот на жалобы работников инспекция по труду реагирует быстрее.
М. Кокурина,
журнал \»Главная книга\»,
2012, №8
