Известно, что все хозяйственные операции обязательно должны быть оформлены соответствующими документами. Например, отгрузка товаров покупателю — накладной, выдача денег из кассы — расходным кассовым ордером. Таково требование Федерального закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ \»О бухгалтерском учете\».
Эти документы называют первичными, так как они составляются в момент совершения хозяйственной операции или сразу же после ее окончания. Они являются первым свидетельством совершения операций. А уже на основании этих документов бухгалтер делает записи в учете.
Общие сведения
Приходный кассовый ордер предназначен для оформления поступлений денежных средств в кассу организации.
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: непосредственно из приходного кассового ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Его подписывают главный бухгалтер и кассир (или предприниматель). Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации составляет пять лет.
Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром (или предпринимателем), заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги.
Подчистки, помарки и исправления в ПКО не допускаются!
Порядок приема денежных средств
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера (при отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру.
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) для переоформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.
Часто возникает вопрос: куда ставить печать кассиру — на отрывной корешок или на основную часть приходного кассового ордера? В Указании Банка России №3210-У об этом ничего не сказано, значит, можно поставить печать, как с \»заездом\» на линию отрыва, так и полностью — на отрывной корешок. Ведь этот отрывной корешок нужен как раз для того, чтобы вноситель мог подтвердить, что он внес деньги, поэтому было бы разумнее ставить оттиск печати так, чтобы он помещался на отрывном корешке полностью, чтобы был виден весь оттиск (с названием и ОГРН организации или индивидуального предпринимателя).
Какие графы заполнять?
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему должны быть заполнены следующие реквизиты:
— наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения (если у вас нет структурного подразделения, этот раздел не заполняется);
— регистрационный номер и дата выписки приходного кассового ордера;
— номер корреспондирующего счета, субсчета (для тех предпринимателей и организаций, которые ведут бухгалтерский учет. Даже если вы не ведете его, можно в этом поле либо ничего не писать, либо заполнить на основании описанных ниже проводок).
Также должны быть заполнены графы и строки, указанные в таблице 1
Кроме того, в главную кассу предприятия может поступать выручка от торговой точки. В этом случае также оформляется приходный кассовый ордер. Порядок его заполнения следующий:
— в графе \»Принято от\» указывается фамилия лица, сдающего выручку;
— в графе \»Основание\» указывается \»Торговая выручка за (число, месяц, год)\»;
— в графе \»Приложение\» указывается \»Отчет кассира за (число, месяц, год)\»;
и прилагается Отчет кассира.
На выручку, полученную от населения, обычно составляют один приходный кассовый ордер в конце рабочего дня. Наличные деньги, поступившие от фирм и предпринимателей, можно приходовать в течение дня отдельными ордерами для обеспечения аналитического учета (проще говоря — кто, кому и сколько должен (по каждому клиенту).
В таблице 2 можно увидеть, как оформляются основные проводки
Для того чтобы было удобно, предлагаем названия счетов, которые используются при расчетах с кассой:
— 60 счет (счет учета взаимоотношений с поставщиками),
— 71 счет (счет учета денежных средств под отчет),
— 76 счет (счет учета взаимоотношений с различными дебиторами и кредиторами),
— 90/1 счет (счет учета выручки),
— 51 счет (счет учета денег на расчетном счете),
— 71 счет (счет учета взаимоотношений по подотчетным денежным средствам),
— 66 счет (счет учета договоров краткосрочного займа),
— 67 счет (счет учета договоров долгосрочного займа).
То есть то, что у нас стоит в кредите, вы ставите в соответствующую ячейку. В нашем примере это счет 62 — поступление денег от покупателя.
Следует помнить о том, что если вы не оприходуете (или не полностью оприходуете) наличные деньги в кассу, вашу фирму оштрафуют. Размер штрафа составляет от 40 000 до 50 000 рублей. За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Пример заполнения приходного кассового ордера
Н. Скворцова
