Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам, во внебюджетные фонды, для выдачи работникам, участникам для участия организации в конкурсе (аукционер и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии \»в установленном порядке\», \»должным образом\» или просто \»надлежаще\». Что же оно означает?
Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам, во внебюджетные фонды, для выдачи работникам, участникам для участия организации в конкурсе (аукционер и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии \»в установленном порядке\», \»должным образом\» или просто \»надлежаще\». Что же оно означает?
Разбираемся с терминологией
Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
— нотариус;
— сама организация (сам предприниматель).
Заверяем копии у нотариуса
Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии?
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться \»надлежащим\» всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии:
— главой местной администрации;
— специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
Заверяем самостоятельно
Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 г. №9779-Х \»О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан\» (далее — Указ №9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее, это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только \»касающихся прав граждан\».
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 \»Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов\», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. №65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер.
Лучше соблюдать требования Указа №9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).
Самостоятельно заверить можно, прежде всего, копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и прочее). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты:
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять.
Заверить копию мно
гостраничного документа вы можете двумя способами:
— отдельно заверить каждый лист копии;
— прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: \»Копия на 6 листах верна\».
Заверяет предприниматель
Положения Указа №9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для \»надлежащего\» заверения — по закону печать для них не обязательна.
Заверяем для налоговиков
Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки, то вы вправе проставить на них ограниченных набор реквизитов (приложение №5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 г. №ММ-3-06/338@):
— заверительную надпись;
— подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
— печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.
Когда \»надлежащее\» заверение
не обязательно
Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если акционер заявил такое требование. Хотя из текста закона это совсем не следует.
Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.
М. Мошкович, журнал \»Главная книга\», №1, 2012
